Standardized COre pRocess Execution
Někdy v druhé polovině roku 2006 jsme o SCORE slyšeli prvně. Někteří se o něm možná doslechli dříve, jiní se už se SCORE seznámili částečně při práci ve slovenském systému. Pro většinu z nás to ale byla španělská vesnice. Něco, co jednou možná přijde, ale čím se zatím nemusíme zabývat, času dost… Hezky si užíváme své staré lokální verze SAP a jsme šťastní, že se nemusíme učit nic nového a že nám do našeho systému zvenčí nikdo nevidí.
A najednou střih, a události dostávají spád. Je rozhodnuto - do projektu SCORE vstupujeme v roce 2007 a do konce roku bude hotovo. Tak co to vlastně je, to SCORE? Standardizace hlavních procesů a dat v systému SAP R/3, globální systém s globálními procesy a globálními pravidly. B. Braun je mezinárodní koncern a potřebuje jednotný celokorporátní systém. Finsko, Malajsie, Singapur, USA, Brazílie, Španělsko, Švédsko, Norsko, Japonsko, Belgie, Holandsko, Mexiko, Čína, Francie, Švýcarsko - ti všichni ve SCORE jsou, zvládli to, asi to tedy nebude nic tak hrozného. Zvládneme to taky a levou zadní - jsme přece vynalézaví Češi, nějak si poradíme.
V lednu 2007 první meeting a spousta nových pojmů - Project Preparation (příprava projektu), GAP Analysis (analýzy rozdílů), Development (vývoj), Customizing, Integration Tests (integrační testy), Acceptance Tests (akceptační testy), Migration (migrace), Cut Over (uzavření systému), Go Live (jedeme naostro), After Go Live Support (podpora po Go Live). Teď už víme velice dobře, co se za těmito pojmy skrývá. Tehdy jsme to tušili jen matně.
8. 1. 2008 - To snad nikdy neskončí! Síly docházejí a nálada klesá.
Složitější než jsme si mysleli
Začíná nám svítat, koho hlavně se bude projekt SCORE týkat - Logistické sekce, Finanční sekce, IT sekce, společností B. Braun Avitum a Servisního centra.Jsou jmenovány teamy pro harmonizaci dat - materiálů, dodavatelů, zákazníků a účtové osnovy. Harmonizací dat budeme začínat. Naše data musí odpovídat standardům CMS (Central Masterdata System). Všechny země mají přístup ke stejným datům, jakákoli chyba v Česku může způsobit problémy třeba v Malajsii. Čtyři dílčí teamy, čtyři team leadeři, přesně stanovené úkoly a termíny; 3 900 dodavatelů, 3 500 zákazníků, 40 000 materiálů, tisíce infozáznamů - slušná porce, mravenčí práce a nesplnění termínů se netoleruje.
Je vytvořen velký projektový team, který poprvé prostupuje celou naší společností a jehož členové spolu budou úzce spolupracovat šest měsíců. Tady platí, že jedinec není nic. Tak velký úkol může zvládnout pouze skupina. Proto je tak důležitý výběr projektového manažera, leaderů jednotlivých modulů, team leaderů a členů teamů - celkem více než třicet lidí za Českou republiku a skoro stejný počet německých kolegů. Za těch šest měsíců se důkladně poznáme a zjistíme, v kom co je. Na všechno je stanoven rozpočet, suma peněz, kterou nesmíme překročit. Nad vším dohlíží Local Steering Committee a Global Steering Committee (místní a globální řídící rada), kteří budou chtít výsledky a my se jim budeme pravidelně zpovídat.
Přijíždí první návštěvy z Německa, popisujeme organizační strukturu všech našich společností, základní procesy v Logistické sekci, ve Finanční sekci, v servisu a společnostech B. Braun Avitum. Hlavně na něco nezapomenout nebo neposkytnout neúplné informace. Vyplňujeme dotazníky, formuláře. To ještě netušíme, že to samé budeme dělat ještě několikrát a vysvětlovat zase jiným německým kolegům. Opakování matka moudrosti. Nejen fotbalisté začínají zápas výkopem, ale i projekty - my jsme měli přímo kick off, a to 13. srpna 2007 v našem největším „meeting room“, v oblecích, s prezentacemi, proslovy.
Je pravda, že jsme se potom i trochu pobavili na motokárách a ve středověké krčmě v Dětenicích. Němečtí kolegové byli trochu odtažití, moc nepili, tak jsme si říkali, že to bude pár pěkně nudných měsíců s nudnými patrony. Ale už poněkolikáté jsme se spletli. Dost nás vyděsilo, že jsme měli rezervovat „meeting rooms“ od srpna až do konce roku. Původně jsme si totiž mysleli, že GAP analýzami všechno skončí, že prostě jen řekneme, co děláme jinak, že to tak chceme dělat dál, Němci že nám to tak nastaví, párkrát přijedou a to bude vše. Velký, velký omyl. Šťastný byl ten, kdo si ve svém oddělení vyčlenil někoho jen na SCORE.
Milé GAP analýzy trvaly čtyři týdny, od rána do večera, večer už člověk nevěděl, čí je a zda neblábolí úplné nesmysly. Němečtí kolegové hbitě a zručně přeskakovali z jedné tabulky do druhé a chtěli zásadní rozhodnutí o tom, co a jak budeme dělat. Člověku přecházely oči, hlava se nafukovala do rozměrů balónu - na co teď zapomeneme, to se do SCORE už nikdy nedostane. Ta zodpovědnost přímo paralyzovala. Hlavně když byl člověk tázán na něco, co v životě nedělal. V tom případě mají konzultace s kolegy a informace cenu zlata. Je večer, v hlavě hučí jako v úlu a čeká běžná práce. Je třeba zasednout ke svému stolu a vyřídit e-maily a všechno, co se za den nahromadilo. Okna svítí dlouho do noci.
Pro kolegy z ostatních částí firmy začínáme být divnými pavouky, co celé dny schůzují, pobíhají s různými papíry sem a tam, pořád někomu ukazují nějaká schémata, stále se někoho na něco ptají, houfují se v hloučcích, živě diskutují, mluví řečí, které nezasvěcení přestávají rozumět, používají divné zkratky, dobrovolně svolávají další meetingy, a ještě ke všemu vypadají, že je to snad i baví a že se jim vůbec nechce domů. Manželky hrozí rozvodem, slabí partneři nás opouštějí.
Tak už to máme za sebou! Ten večer slavíme skutečně bouřlivě.
Veselé Vánoce!
Data máme zharmonizována, vývoj a nastavení jsou ukončeny. Přicházejí integrační a akceptační testy, první zkoušky toho, jak se nám projekt daří. Co je špatně, je ještě možné napravit. Testují všichni. Výsledky jsou dobré, ale vzpomněli jsme si na všechno? Vyzkoušeli jsme všechny běžné procesy? Podepisujeme testy. Pokud po „go live“ nebude něco fungovat, ukážou nám podepsaný test a nazdar bazar. Do toho ještě „migrace dat“ z našeho starého systému do nového, chyby, opravy, zase chyby, další opravy. Jak řekla jedna členka teamu: „Mě z toho hrozně bolí hlava, mám dnes strašnou migraci.“ V prosinci to v našich řadách vypadalo spíš na emigraci.Na krku Vánoce a do konce roku pár dnů - to se nedá stihnout. Naši drazí toho letos pod stromečkem moc nenajdou, pokud si něco nekoupí sami.
Vánoce nestály za nic, stejně člověk pořád myslel na to, co se musí ještě udělat. A nebylo toho málo.
A čas začíná letět jako splašený - proti všem zákonitostem se zrychluje. Moci se ujímá Cut Over plán, den po dni, hodinu po hodině určuje, co se má udělat ve starém systému a co v novém. Tik v obličeji už se nedá ovládat, ruka se třese. Je neděle před Silvestrem, „zmigrovali“ jsme sklady, za tři hodiny máme „conference call“ s Němci a máme říct, jestli můžeme jít „go live“ a máme mezi starým a novým systémem rozdíl bratru 20 milionů. Tep 200, adrenalin stříká z uší. Ale team už je sehraný jako hodinky. Rychlá porada, priority, rozdělení úkolů. Můžeme říct, že sice máme rozdíl, ale víme proč a že ho do zítřka odstraníme. Ten večer slavíme skutečně bouřlivě.
Dítě je na světě, ale nechodí, nemluví
Na Silvestra už jsme zase v práci, odpoledne na další „conference call“ hlásíme, že rozdíl je pouze 11 000 a že nic nebrání tomu, abychom šli „go live“. Jsme unaveni, ale šťastni. Jen ten Silvestr byl poněkud zvláštní, já ho prospal. Mysleli jsme si, že už to máme všechno za sebou, že je hotovo, ale zase jsme se spletli.
Dítě je sice na světě, ale nechodí, nemluví, potřebuje hodně péče, žádá si nás celé. Zadáváme první zakázky, vyskladňujeme, první nákupní objednávky, první STO objednávky, nové typy zakázek v intercompany business, první zaúčtování.
Z 98 % fungujeme, ale spoustu věcí musíme dořešit, do toho stížnosti zákazníků, že jsme nedodali včas materiály, ty, které jsme chtěli držet pro důležité zákazníky, se nám nevyskladňují ani pro ně, zase meetingy a hledání řešení, nákup nakupuje podle nových nastavení. Všichni se musíme učit za pochodu.
Jak zjišťujeme, jsme na tom ale mnohem lépe než třeba Maďaři a Poláci. Ale koho to zajímá, musíme poskytovat stoprocentní služby. Síly docházejí a nálada klesá. To se ale rychle mění. Jsme si jistější a jistější. To hlavní, co jsme se v projektu naučili, je, že každý problém je řešitelný, že nejdůležitější je teamová spolupráce. Poznali jsme kolegy z jiných sekcí, z jiných částí společnosti, naše německé partnery, získali jsme kontakty, seznámili se s procesy v našich společnostech i procesy v B. Braun Group, prohloubili jsme si znalosti SAP. Stálo to za to a je svým způsobem škoda, že už to skončilo.
Ing. Jan Bříza
manažer Logistické sekce